Mémoire technique : Le guide pour rédiger une réponse performante

Rédiger un mémoire technique n’est pas une mince affaire. C’ est le document le plus important qui doit être présent dans votre dossier de réponse aux marchés publics. Même si le prix reste un critère déterminant dans l’attribution des marchés publics, la valeur technique est un élément tout aussi considérable qui peut vous permettre de remporter vos marchés !

Le mémoire technique se doit d’être complet et d’être différent de celui de vos concurrents. Vous devez prouver à l’acheteur public que vous êtes l’entreprise la plus qualifiée pour répondre à ses besoins spécifiques.

Dans cet article, nous allons vous guider à travers des bonnes pratiques pour rédiger un mémoire technique afin que vous puissiez mettre toutes les chances de votre côté pour remporter les marchés.

Qu’est-ce qu’un mémoire technique ?

Information générale sur le mémoire technique

Pièce maîtresse de la réponse à un appel d’offre, le mémoire technique est un document obligatoire dans votre dossier offre. C’est une des pièces les plus importantes, il va appuyer vos propos en donnant des indications techniques et concrètes sur la réalisation des travaux ou de la prestation. Il a pour objectif de convaincre mais aussi de rassurer l’acheteur public sur votre aptitude à réaliser les prestations qu’il demande. Dans votre mémoire technique vous devez répondre à la consultation en mettant en avant votre savoir-faire, vos compétences et n’oubliant surtout pas de vous démarquer de vos concurrents.

Il faut savoir que le mémoire technique vous engage contractuellement durant toute la réalisation du marché.

Quel est le contenu du mémoire technique en marché public

Le mémoire technique est composé de :

• La présentation de votre société
• Les moyens humains et matériels mis en place pour le marché
• Le planning détaillé de la mission
• Le budget détaillé de la mission
• La gestion des incidents et des aléas
• La méthodologie de travail
• La compréhension du besoin
• Les références et les certifications dont vous disposez
• La politique RSE et environnementale que vous pratiquez
• La gestion de la maintenance que vous proposez

Quels sont les critères de sélection des offres ?

La valeur technique

La valeur technique est un critère de sélection des offres dans les marchés publics. Elle permet aux acheteurs publics de vérifier la réalisation de leur projet grâce à des preuves techniques que vous apportez. Le critère technique est celui qui a le plus augmenté ces dernières années, pouvant atteindre 40 à 60%.

Afin de vous aider à comprendre les demandes spécifiques de l’acheteur nous allons reprendre certains points à détailler dans votre mémoire technique.

Les moyens humains

Ici l’acheteur souhaite s’assurer que vous avez la capacité de prendre en charge le projet en composant une équipe qui sera entièrement dédiée à celui-ci. Pour ce faire, nous vous conseillons de ne pas inclure dans votre mémoire technique un organigramme détaillé et nominatif des intervenants prévus pour le projet et des interlocuteurs dédiés au projet. En annexe, ou dans votre dossier de candidature, vous pouvez joindre le CV du personnel ainsi que les attestations de formation et de diplôme. 

Ne listez surtout pas tous vos moyens humains avec un organigramme généraliste de votre société, vous devez vous adapter au besoin de l’acheteur. 

Les moyens matériels

Ici l’acheteur s’assure que vous avez les moyens techniques de répondre au projet. Nous vous conseillons donc de détailler les matériels que vous allez utiliser pour le projet, les moyens dédiés pour la réalisation des prestations, l’organisation des livraisons ou des approvisionnements. Dans votre dossier de candidature n’hésitez pas à inclure les fiches techniques, les plaquettes de présentation… 

Pour la rédaction de section, il est conseillé de ne pas lister tous les moyens techniques dont dispose votre société, l’acheteur attend les moyens techniques utiles et adaptés à son projet.

La méthodologie

Dans votre partie méthodologie, vous détaillez l’organisation interne de votre société pour la réalisation du projet. Pour cela, expliquez votre méthode, vos procédés de réalisation, l’organisation de vos prestations, votre planification. En annexe n’hésitez pas à ajouter votre planning, vos schémas et vos plans. Nous vous conseillons de créer une chronologie des étapes et de détailler chaque étape de la réalisation des prestations. Attention à ne pas être généraliste sur la méthodologie ou pire de copier – coller des éléments d’un ancien mémoire technique. 

Sécurité et environnement

Ici, décrivez tous les moyens de sécurité et les mesures écologiques que vous allez mettre en œuvre pour le projet. Insistez sur la sécurité des intervenants, la sécurité des tiers, les mesures sanitaires et d’hygiène, la réduction des nuisances sonores, la valorisation de vos déchets… En annexe vous pouvez joindre une fiche de suivi sécurité, votre plan de prévention, la traçabilité de vos déchets ou encore votre charte écologique. Ne soyez pas basique, proposez des actions en détaillant les domaines de risques rencontrés et les mesures de prévention pour les contrer. Apportez de la matière si vous en avez la possibilité.

Les documents exigés dans le RC

Rassurez simplement l’acheteur sur la conformité de vos produits en lien avec le cahier des charges du projet. Listez vos produits, matériaux, fournitures et document technique dans un tableau récapitulatif. Joignez et personnalisez vos fiches techniques selon le cahier des charges qui vous est transmis. 

L’équilibre des parties dans le mémoire technique

En moyenne, un mémoire technique fait 50 pages sans compter la page de garde et le sommaire. Nous allons donc vous aiguiller sur le nombre de chaque partie (à titre indicatif seulement.)

• Description des moyens humains : Environ 11 pages
• Description des moyens techniques : Environ 11 pages
• Description de la méthode : Environ 7 pages
• Description de la sécurité : Environ 7 pages
• Description de la démarche environnementale : Environ 7 pages Description de la démarche sociale : Environ 7 pages

Désormais, beaucoup d’acheteurs imposent et donnent un cadre de réponse pour la rédaction du mémoire technique afin d’éviter les éventuels oublis. Il s’agit d’un plan recensant les éléments que vous devez joindre pour rédiger votre mémoire technique.

Si ce format est imposé, il faut le respecter.

Il peut aussi arriver que l’acheteur impose un nombre de pages donc respectez et lisez bien les consignes.

Comment optimiser ses notes ?

Rédiger un mémoire technique personnalisé

La lecture du Règlement de Consultation est primordiale pour remporter un marché, il vous faudra également lire le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE). Le but de ces lectures est de comprendre la demande de l’acheteur et ne rien oublier dans la candidature. Nous avons préparé une check-list pour vous aider :

–   Écrire la problématique sur papier pour bien cerner le besoin

75% des candidatures ne répondent pas à l’appel d’offres selon les acheteurs publics. Pour faire partie des 25% et vous démarquer, prenez simplement le temps de lire l’appel d’offres, de personnaliser votre réponse et de préférer laisser tomber si vous n’avez pas la capacité de répondre correctement aux projets.

–   Souligner et lister les informations qui vous sont demandées pour y répondre 

–   Identifier les critères de sélection des offres pour s’adapter dans votre réponse (Référence au RC : Règlement de la Consultation)

N’oubliez pas que si vous candidatez à un appel d’offres c’est pour le remporter. Alors différenciez-vous soit par vos expériences, votre savoir-faire, votre valeur ajoutée. Séduisez les acheteurs !

–   Lister les documents attendus par l’acheteur

–   Définissez le plan de votre mémoire technique

Démarquez-vous avec un mémoire technique différents 

Vous concourrez tous avec les mêmes règles, c’est seulement votre réponse qui pourra vous détacher du lot. Voici quelques conseils pour démarquer votre offre des autres entreprises de travaux.

Illustrez vos propos avec des avis clients ou des témoignages

Si vous avez des témoignages clients ajoutez-les à votre dossier. Lorsque vous rédigez votre mémoire technique, n’hésitez pas à présenter vos distinctions telles que vos certifications, labels, trophées, normes…

Soigner l’esthétique de votre mémoire technique

Surtout aucune faute d’orthographe, une police agréable à lire, des parties organisées, des illustrations, plans et photos, aller à l’essentiel.

Si vous souhaitez aller encore plus loin dans la personnalisation, optez pour une mémoire technique personnalisez graphiquement, à vos couleurs et à votre style. Vous sortirez du lot, ce qui peut jouer en votre faveur.

N’hésitez pas à intégrer des pages de transitions entre vos différentes parties, cela améliora d’une part l’esthétisme de votre mémoire technique mais surtout améliorera sa compréhension.

Prendre en compte les dimensions environnementales et sociales

Mettez l’accent sur vos engagements qui rythme votre entreprise ou réfléchissez à mettre en place des engagements dès maintenant ! Les acheteurs publics sont de plus en plus sensibles aux engagements pris par les entreprises.

Montrer que vous avez compris la demande et que vous allez y répondre

La rédaction d’un mémoire technique prend du temps. Sélectionnez les parties nécessaires à votre réponse et construisez votre plan en fonction de la demande de l’acheteur. Faites une offre unique et parfaitement adaptée aux besoins du marché.

Apporter votre touche !

Aller au-delà de ce qui vous est demandé, cela vous démarquera. Apportez une réponse complète lorsque vous en avez la possibilité.

Après l’envoi de votre candidature

Vous avez suivi tous nos conseils et rédigé un bon mémoire technique ? Vous avez envoyé votre candidature et votre offre ? Parfait, vous avez fait le plus gros du travail ! N’oubliez pas de rester en veille afin d’assurer votre présence auprès des acheteurs publics mais également dans le but de détecter de nouvelles opportunités.

Si vous êtes sélectionné : FÉLICITATION ! Si ce n’est pas le cas, pas de panique, l’important est de comprendre pourquoi pas vous ? Ne vous découragez pas et contactez les commanditaires afin de leur demander pourquoi vous n’avez pas été choisi.

 Pour résumer 

Un mémoire technique performant est un document qui :

• Doit faire la différence
• Doit être complet et répondre aux critères de sélection de l’acheteur
• Doit proposer la solution parfaite
• Doit être équilibré en fonction des critères de notation
• Doit traiter l’essentiel !

Vous avez maintenant les clefs pour répondre à un marché public et rédiger un mémoire technique.

Foire aux questions sur le mémoire technique en marchés publics

Peut on utiliser un modèle de mémoire technique ?

Utiliser un modèle de mémoire technique peut s’avérer être une idée contre productive. Effectivement, l’utilisation des modèles ne permet pas de faire une réponse très spécifique aux besoins de l’acheteur public. Par conséquent, le processus de réponse est simplifié mais ne permet pas de maximiser le potentiel d’attribution de votre offre.

En d’autre terme, votre réponse ne sera pas nécessairement pertinente pour l’acheteur public.

Comment répondre aux marchés publics ?

La réponse aux marchés publics se caractérise par la réalisation de 3 dossiers :

• votre dossier de candidature, présentant votre entreprise et les différents documents administratifs
• votre offre technique, correspondant à spécifiquement à votre mémoire technique
• votre offre de prix, correspondant au document de prix (DPGF, DQE)

Comment améliorer son mémoire technique ?

Il existe 2 possibilités afin d’améliorer votre mémoire technique en marché public.

• L’une s’effectue avant le dépôt de votre réponse
• L’autre s’opère après le retour de l’acheteur public

Concernant l’amélioration de votre mémoire avant le dépôt, il est possible de faire appel à un cabinet spécialisé dans la réponse aux marchés publics. Vous pourrez ainsi faire analyser votre réponse avant son dépôt et appliquer les recommandations nécessaires.

C’est entre autres un service proposé par Bakoé à travers le pack sérénité

En ce qui concerne l’amélioration de vos mémoires techniques post-réponse, récupérer l’ensemble des RAO des marchés auxquels vous avez répondu et analyser les retours sur vos précédentes réponses afin d’adapter votre méthode de réponse.