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Bakoé est une entreprise spécialisée dans la conception de documents d’exécution pour les entreprises du bâtiment mais également dans la réponse aux marchés publics.
Répondre à un appel d’offres public semble compliqué la première fois. De la recherche du marché à la création de vos dossiers jusqu’au dépôt dématérialisé de votre candidature, le chemin est long et parfois périlleux.
Suivant la procédure dans laquelle vous serez amené à répondre, le processus de réponse peut être quelque peu différent.
Pour les débutants en marchés publics, voici nos 5 étapes pour se lancer dans la réponse aux marchés publics.
Cet article ne nécessite aucun prérequis.
Première étape et sûrement la plus facile. Sourcer les appels d’offres pour lesquels vous souhaitez rédiger une réponse.
Afin de trouver les marchés, rendez-vous sur les plateformes de recherche d’appels d’offres.
Une fois sur les plateformes, il est judicieux de segmenter votre recherche en fonction de plusieurs critères : la localisation, le type de marché, le métier …
Les plateformes sur lesquelles vous retrouverez des AAPC (Avis d’Appel Public à la Concurrence) Il s’agit des sites tels que le JOUE et le BOAMP.
Enfin, vous en retrouverez également dans les JAL (Journal d’Annonces Légales) ou encore sur le site des différentes entités publiques vous pouvez vous rendre sur leur Profil Acheteur.
Il existe aussi d’autres plateformes de sourcing. Voici une liste non-exhaustive
Pour trouver un appel d’offres correspondant à votre métier vous pouvez utiliser des mots clés ou bien des codes CPV. De ce fait, vous irez plus vite et vos recherches seront précises.
Nul ne sert de répondre à tous les appels d’offres si vous n’en avez pas les capacités techniques et matérielles.
Une fois que vous avez trouvé l’appel d’offres pour lequel vous souhaitez répondre. Télécharger le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE). Généralement vous pouvez le récupérer directement sur la plateforme avec laquelle vous avez trouvé l’appel d’offres.
Vous y retrouverez plusieurs documents :
Il est impératif de lire et de prendre en compte l’ensemble de ces documents afin de constituer la réponse la plus conforme aux attentes de l’acheteur public.
Il est nécessaire de ne négliger aucune des clauses dans votre dossier offre. L’ensemble des dispositions devront être traitées. Dans le cas où vous faites l’impasse sur l’une d’elles, votre réponse ne sera pas retenue.
Enfin, prenez connaissance de la pondération des critères d’attribution. Généralement dans les marchés publics, les critères sont le prix et la technique. Connaître la pondération vous permettra d’avoir une indication claire sur les attentes de l’acheteur public.
Dans le cas où le critère prix est plus important (imaginons 60% de la note finale), proposez un prix compétitif.
En revanche, imaginons que le technique représente 60% de la note finale, mettez l’accent sur votre méthode, vos qualifications et vos procédés.
Pour répondre à un appel d’offres, vous devez distinguer 2 parties. La première étant votre dossier de candidature et la seconde la partie offre (traitée ci-après)
Le dossier de candidature regroupe plusieurs pièces. Voici lesquelles :
Ces éléments attestent que votre entreprise a les capacités de répondre au marché.
L’ensemble des pièces et des formulaires sont recensées dans le règlement de consultation.
La présentation de votre entreprise doit être courte. En 4 à 5 pages, vous devrez présenter votre expertise dans votre métier et mettre en avant vos engagements.
Evidemment, faites en sorte d’avoir une présentation d’entreprise répondant aux attentes du marché visé.
Si vous souhaitez avoir plus de renseignements sur la présentation de votre entreprise, vous pouvez consulter notre article sur le sujet.
Pour compléter votre présentation d’entreprise, vous devez joindre une dizaine de références de chantiers que vous avez réalisé au cours des 5 dernières années.
De plus, celles-ci sont récentes, plus elles ont de la valeur. Vous devez aussi veiller à avoir des références ayant une typologie similaire au chantier pour lequel vous allez postuler.
Ce “Carnet de références” peut prendre la forme d’une présentation graphique ou bien d’un tableau excel. Généralement, une présentation graphique fait toujours une meilleure impression auprès de l’acheteur.
Pour finaliser la présentation de votre entreprise et attester de votre capacité à réaliser l’objet du marché, vous devez présenter les équipes entrant dans la réalisation du chantier.
Une présentation de chaque collaborateur est recommandée. Ne négligez pas cette partie, l’acheteur y est sensible.
Evidemment, mettez en avant les compétences de chacun.
Pour compléter votre candidature, vous devrez remplir plusieurs formulaires. Il s’agit entre autres du DC1, DC2, des attestations fiscales et sociales ainsi que d’autres documents tels que le Kbis ou les attestations d’assurance pro.
Ces formulaires permettent à la personne chargée de l’attribution du marché d’avoir des informations de base sur votre entreprise. Pour les compléter, vous pouvez consulter nos guides sur le sujet.
Bakoé se charge de tout.
Pour les remplir, vous devrez avoir sous la main le RC du marché ainsi que les informations de votre entreprise.
Remarque : Dans ces formulaires, il est parfois demandé votre chiffre d’affaires sur les 3 dernières années. Dans le cas où votre entreprise à moins de 3 ans, vous avez tout de même la possibilité de répondre au marché. Rien n’empêche les entreprises et PME récentes de répondre à un appel d’offres.
Dans le cas où vous avez recours à la sous-traitance, il sera nécessaire de compléter un DC4.
Une fois que votre candidature est faite, vous devez rédiger votre offre. Celle-ci se matérialise par 2 choses : le document de prix (dpgf, bpu ou dqe) et le mémoire technique.
En ce qui concerne les prix, un fichier excel vous sera fourni et à compléter par vos soins dans la consultation.
Ne modifiez pas la structure du document de prix délivré par l’acheteur.
En ce qui concerne le mémoire technique, il s’agit d’un document dans lequel vous devez répondre spécifiquement au besoin du marché. Vous devrez décrire vos moyens matériels et humains, votre méthodologie et plus généralement, répondre à toutes les problématiques attenantes à un chantier.
L’une des règles d’or pour un dossier performant est la relecture de votre réponse. Au-delà de l’orthographe, si votre mémoire n’est pas claire pour vous, il ne le sera surement pas non plus pour l’acheteur public. Veillez également à avoir une.
Une fois que vous avez finalisé la rédaction et l’assemblage de votre dossier de réponse, vous devez le transmettre par voie dématérialisée à l’acheteur public. Sauf cas contraire, le dépôt se fait exclusivement par voie électronique.
Pour cela, il suffit de vous connecter sur la plateforme de dématérialisation dans laquelle vous avez récupéré votre appel d’offres.
Vous n’aurez plus qu’à déposer votre dossier.
Enfin, veillez à respecter et à ne pas vous faire surprendre par les délais. Dans le cas où vous êtes en retard, il ne sera plus possible de transmettre votre dossier de réponse.
Lorsque vous ne serez pas retenu comme l’attributaire du marché (oui cela arrive), prenez le temps de lire et faire une analyse des justifications de l’acheteur public.
Prenez en compte chaque remarques dans l’optique d’améliorer votre processus de réponse aux appels d’offres.
Remarque : L’acheteur délivre systématiquement une justification si vous n’êtes pas retenu.
Afin d’augmenter vos chances d’attribution aux marchés publics vous pouvez procéder à une analyse de votre réponse à l’appel d’offres avant son dépôt. Super, c’est ce que nous faisons !
Cette analyse par des professionnels des marchés publics vous permet d’avoir des recommandations sur votre candidature afin de l’améliorer. Cette amélioration peut-être significative pour séduire l’acheteur.
Il est particulièrement pertinent de faire appel à ce type de service si le marché pour lequel vous candidatez est important pour vous.
Avec nos conseils, vous serez en mesure de répondre à un grand nombre de marchés publics. Vous pouvez découvrir en détail la méthode pour rédiger un mémoire technique, compléter le dossier de candidature ainsi que votre présentation d’entreprise.
Dans le cas où vous souhaitez un accompagnement dans vos réponses, Bakoé est en mesure de réaliser votre dossier de candidature et votre présentation de votre entreprise.
Enfin, suivant le type de procédure, le processus de réponse peut être plus ou moins complexe. Il reste tout de même assez fidèle à ce type de processus.
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