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Dans le cadre d’une réponse à un appel d’offres, il est important de rédiger une réponse complète, répondant aux critères énoncés par l’acheteur dans le règlement de la consultation. Néanmoins, fournir une réponse complète ne suffit plus pour être attributaire du marché. Avec la concurrence existante dans le cadre d’un marché public, il faut savoir se démarquer et faire apparaître les informations qui feront de vous l’entreprise n°1 dans le cœur de l’acheteur public.
Pour cela, l’équipe Bakoé vous conseille de ne pas négliger (comme beaucoup d’entreprises le font) votre dossier de présentation d’entreprise. C’est le point de départ du dossier de réponse, la première chose que voit la maîtrise d’ouvrage. C’est donc une partie qui doit permettre à l’acheteur de comprendre que vous êtes une entreprise qui porte les valeurs du projet, qui possède les moyens humains et matériels pour le réaliser, qui a déjà exercé ce type de travaux… En effet, c’est l’un des éléments essentiels sur lequel l’acheteur va juger votre aptitude à prendre le marché. Cette présentation doit donc être complète et convaincante.
Ce dossier de présentation prend généralement la forme de trois documents : la présentation de votre entreprise, le carnet de références et les CVs des personnes en charge de la réalisation des travaux.
La présentation de votre entreprise doit comprendre des informations spécifiques permettant de mettre en valeur votre candidature dans le cadre d’une réponse à un appel d’offres. Elle n’est pas l’égal d’une présentation commerciale. Son objectif primaire n’est pas commercial, il s’inscrit davantage dans une logique de correspondance avec les attentes de l’acheteur public. Les plaquettes commerciales donnent une image bien trop “marketing”, il faut ici fournir des éléments de preuves permettant de juger objectivement votre candidature et sa qualité.
Pour mettre en avant votre structure dans ce dossier voici les conseils de nos experts en marchés publics et de nos marketeurs/graphistes.
Le dossier de réponse dans son entièreté est un document lourd et dense. L’acheteur attend donc de vous une présentation de votre entreprise courte et succincte. Il faut choisir l’essentiel et mettre en avant les bonnes informations. Privilégiez un dossier de 4/5 pages, permettant à l’acheteur de ne pas perdre trop de temps. L’objectif étant de ne pas faire de ce document un fourre-tout des nombreux atouts de votre entreprise (pas besoin d’informer l’acheteur que vos locaux sont exposés sud).
Pour introduire votre présentation d’entreprise, commencez par exposer un bref historique de votre entreprise. Son année de création, son développement, son histoire… L’objectif est de mettre en avant votre implantation et votre expérience afin de faire connaître facilement et précisément votre entreprise.
Précisez également dès le début de ce document vos domaines de compétences et d’expertise. L’acheteur doit être, directement, informé que vous disposez de la ou les compétence(s) nécessaire(s) pour réaliser les missions du marché visé. Affirmez à l’acheteur que vous savez faire ce dont il a besoin.
Vous pouvez également mettre en avant l’organisation et la structuration de votre entreprise en présentant un organigramme succinct.
Les chiffres permettent de donner un aperçu de la taille de votre entreprise et de votre activité. Ils permettent d’illustrer les précédents propos de votre présentation. Intégrez votre chiffre d’affaires et son évolution, vos effectifs, vos équipements… Tout ce dont vous disposez pour mener à bien les missions du marché mais également pour rassurer l’acheteur sur la capacité de votre entreprise à entreprendre ces dernières. La pérennité, la solvabilité, la disponibilité et l’équipement sont des sources de preuves et de confiance pour l’acheteur.
En effet, mettre en avant les moyens techniques et humains permet à l’acheteur de vérifier si vous réunissez les conditions de faisabilité du projet.
Les acheteurs publics sont sensibles aux enjeux sociétaux et environnementaux et au-delà de ça, la commande publique permet d’intégrer de plus en plus de critères liés à la qualité des offres pour l’évaluation. Montrez à la maîtrise d’ouvrage que vous prônez les mêmes engagements qu’elle. Attention, il ne faut pas inventer ou survoler le sujet, mettez en avant des choses précises : politique RH, climat social et management, éco-responsabilité, tout ce que votre entreprise met en place pour répondre à ses engagements. Cette potentielle différenciation peut permettre aux TPE/PME d’avoir un atout auprès des donneurs d’ordre publics.
De plus, valorisez vos qualifications, vos labels et vos certifications, qui sont pour l’acheteur de réels gages de qualité : Certificat Qualibat, label RGE, Quali’Eau, Artisan de Confiance, Qualifelec… Tout ce qui prouve votre expertise et votre savoir-faire. Les qualifications jouent un réel rôle d’indicateur et occupent une place indispensable dans votre réponse à l’appel d’offres. Pour rassurer davantage l’acheteur, vous pouvez faire apparaître les avis de vos clients mais également les maîtrises d’ouvrage avec qui vous avez l’habitude de travailler.
Ne faites pas la même présentation que le reste des postulants au marché, ne négligez pas la mise en page du document et sortez du lot grâce à votre discours et votre image. Adaptez un ton propre à votre entreprise et mettez en avant votre logo et vos couleurs. Adoptez un design percutant permettant une lecture agréable. L’objectif est de rester dans la mémoire de la maîtrise d’ouvrage.
Le carnet de références joue un rôle prépondérant dans votre dossier de candidature, au même titre que la présentation de votre entreprise, si ce n’est pas plus. Dans la majeure partie des cas, l’acheteur public oblige les candidats à présenter des références. En effet, elles constituent la meilleure preuve de votre capacité à satisfaire la demande du marché visé. Elles sont l’illustration de votre dossier de candidature.
Choisir des références qui comportent les mêmes spécificités techniques que le marché auquel vous postulez vous permet de mettre en avant votre expertise et votre savoir-faire pour réaliser les missions. Le nombre de références à fournir est souvent précisé dans le dossier de consultation, si cela n’est pas le cas, joignez un maximum de 10 références à votre carnet. Choisissez les références qui sont pertinentes en considération de l’appel d’offres.
En plus de choisir les références présentées en fonction des spécificités techniques, d’autres critères doivent correspondre et être cohérents avec le marché auquel vous postulez. Mettez en avant des références réalisées au maximum dans les 5 dernières années. Plus ces dernières sont récentes, plus elles sont crédibles et apportent de la valeur à votre candidature. De plus, les montants des travaux de vos références doivent s’approcher de celui du marché auquel vous candidatez. Il faut montrer à l’acheteur que vous avez déjà réalisé des projets de la même taille que celui pour lequel il recrute.
Comme pour votre dossier de présentation, il convient de mettre, dans votre carnet de références, uniquement les informations pertinentes pour l’acheteur. Évitez le trop plein d’informations et indiquez l’essentiel. Doivent apparaître dans vos références : la date de réalisation, le titre du marché public, la localisation, le montant de l’opération, la maîtrise d’ouvrage et les missions.
De plus, si vous souhaitez vous démarquer, oubliez le tableau Excel et illustrez vos références avec des photographies de ces dernières. Ce critère peut fortement influencer la perception de l’acheteur sur votre candidature.
Comme pour le dossier de présentation, soignez la lisibilité de votre document et démarquez-vous avec un visuel mettant en avant votre logo et les couleurs de votre entreprise. Il doit permettre une lecture simple, efficace et agréable. L’objectif est que l’acheteur mémorise vos références et votre entreprise.
De nombreuses entreprises commettent des erreurs qui réduisent l’impact de leur dossier de présentation. Voici les plus fréquentes et comment les corriger.
| Erreur fréquente | Conséquence | Bonne pratique |
|---|---|---|
| Présentation trop longue | L’acheteur ne lit pas tout | Se limiter à 4-5 pages synthétiques |
| Ton trop commercial | Perte de crédibilité | Rester factuel avec des preuves objectives |
| Références non pertinentes | Pas de preuve de capacité technique | Choisir des réalisations similaires au marché visé |
| Présentation générique | Pas de différenciation | Adapter chaque dossier au marché ciblé |
| Mise en page négligée | Image peu professionnelle | Design cohérent avec logo et charte graphique |
Les qualifications professionnelles et labels constituent un argument de poids dans votre dossier de candidature. Ils attestent de compétences vérifiées par un organisme indépendant.
💡Conseil pratique
Préparez une présentation d’entreprise « socle » que vous adapterez à chaque marché. Gardez les éléments permanents (historique, qualifications, organigramme) et personnalisez les références et moyens mobilisés en fonction du lot visé.
De plus, dans le dossier de présentation de votre entreprise, vous devez également présenter les CVs des principales personnes en charge de la réalisation du marché auquel vous postulez. Pour cela, vous devez, au préalable, avoir constitué votre équipe. Présentez les CVs des chefs d’équipes, des encadrants ou toute personne jouant un rôle important dans la réalisation des missions. Faites des liens avec les références que vous venez de présenter en faisant apparaître ces dernières sur les CVs. Il convient de présenter au maximum 3 à 6 CVs dans votre dossier de présentation.
Pensez à personnaliser et à mettre encore une fois en avant votre logo et les couleurs de l’entreprise.
Présenter votre entreprise dès le début de la candidature permet à l’acheteur de porter un autre regard sur l’ensemble des éléments composant votre réponse. C’est le point de départ de votre dossier, c’est comme la couverture d’un livre, elle donnera envie, ou non, au lecteur de continuer.
Bien que l’absence de références dans votre dossier de candidature ne permet plus à l’acheteur de vous écarter du marché, présenter ce document vous permet de valoriser votre candidature et donner du poids à vos propos. Les références permettent à l’acheteur de déterminer, au regard de l’ensemble des autres éléments, si vous êtes capable d’exécuter les missions.
Optimiser votre dossier de présentation est un réel facteur de démarcation dans le cadre d’un marché public. En améliorant leur lisibilité et en choisissant précisément quelles informations faire apparaître, vous gagnez en crédibilité et en qualité.
Pour rappel, si vous êtes l’heureux attributaire du marché public, cette présentation doit permettre à l’acheteur public et notamment au lecteur de justifier son choix auprès des autres acteurs de la maîtrise d’ouvrage, alors ne négligez pas cette partie de votre candidature !
Récapitulons…
Bakoé conçoit votre dossier de présentation sur-mesure : mise en page percutante, valorisation de vos références et rédaction adaptée aux attentes des acheteurs publics.
Une présentation d’entreprise efficace se limite à 4 ou 5 pages. L’objectif est de fournir les informations pertinentes de manière synthétique. Un document trop long risque de ne pas être lu intégralement par l’acheteur public.
Oui, il est fortement recommandé d’adapter votre présentation. Conservez une base commune (historique, qualifications) mais personnalisez vos références et moyens en fonction du marché visé. Associez votre présentation aux formulaires DC1 et DC2 pour un dossier cohérent.
Mettez en avant les qualifications directement liées au marché visé : Qualibat pour les compétences techniques BTP, RGE pour les travaux de rénovation énergétique, ISO 9001 pour le management de la qualité. Les labels et certifications renforcent la crédibilité de votre candidature.
Sélectionnez 5 à 10 références similaires au marché visé, réalisées dans les 5 dernières années. Privilégiez les chantiers dont le montant se rapproche de celui du marché. Pour chaque référence : nom du client, montant, date, localisation et missions accomplies. Ajoutez des photographies pour un impact visuel.
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